Nguyên văn bài viết trong báo Công nghiệp giấy 10/1999, K.s Nguyễn Văn Ấn
Một số người nói rằng, khó có thể duy trì được công tác kế hoạch bảo dưỡng thiết bị. Kế hoạch vạch ra luôn bị phá vỡ. Khi có những việc đột xuất, người ta buộc phải buông lỏng một số việc trong kế hoạch được coi là không quan trọng, bức xúc, để tập trung giải quyết các việc đột xuất. Tình hình đó là có thật, mà nhiều người đã gặp phải. Nhưng thực tế ở nhiều nơi cho thấy, nếu buông lỏng công tác kế hoạch bảo dưỡng thì mọi việc trở nên lộn xộn và dẫn đến những tác hại to lớn, nhất là đối với các xí nghiệp lớn. Đương nhiên do tính chất của công tác bảo dưỡng thiết bị mà công tác kế hoạch có lúc phải nhường bước cho những việc đột xuất. Nhưng nếu có một hệ thống tổ chức bảo dưỡng hợp lý tiên tiến, cộng với làm tốt công tác kế hoạch bảo dưỡng thì hoàn toàn có khả năng chủ động duy trì được chương trình, kế hoạch hàng ngày đã vạch ra. Công ty Anglo Newfoundland đã duy trì được trên 80% thời gian theo kế hoạch.
Như mọi người đều biết, một trong những khâu quan trọng của việc bảo dưỡng thiết bị là công tác kế hoạch. Người châu Âu ví công tác kế hoạch bảo dưỡng như công việc của bà nội trợ. Trước hết phải liệt kê các thứ định mua, ước tính giá các món rồi tổng cộng lại. Phải so sánh con số tổng này với số tiền dự định tiêu, bản liệt kê này trở thành bản chỉ dẫn khi đi mua các món dự trữ cho một tuần. Như thế sẽ tiết kiệm được thời gian, tránh được hiện tượng mua quá nhiều hoặc quá ít. Bà nội trợ lại biết một cách chính xác cái gì cần mua và do thường xuyên đi mua nên bà sẽ biết rõ các món thực phẩm đó bày ở góc nào của siêu thị…
Những nhà kế hoạch bảo dưỡng hủy phấn đấu trở thành bà nội trợ xuất sắc của xí nghiệp. Bảo dưỡng dự phòng có kế hoạch được áp dụng rộng khắp ở các xí nghiệp và đã đạt được kết quả tốt đẹp. Tình hình của chúng ta hiện nay, bên cạnh một số xí nghiệp, đặc biệt là những xí nghiệp hiện đại, đã làm tương đối tốt công tác kế hoạch bảo dưỡng, còn nhiều xí nghiệp khác, mà phần đông là xí nghiệp nhỏ, còn có nhiều vấn đề cần xem xét, cải tiến. Trước tình hình như vậy, tôi tập hợp một số bài viết của các nhà làm công tác kế hoạch bảo dưỡng ở một số nước tiên tiến, đề cập cùng bạn đọc để các bạn cùng xem xét, tham khảo. Đương nhiên chúng ta không thể copy toàn phần mà cần tiếp thu có chọn lọc và có phê phán .
1. Vai trò của công tác kế hoạch bảo dưỡng.
Vai trò của công tác này nổi bật ở chỗ: nó chấm dứt hiện tượng lộn xộn, bị động, gặp đâu làm đấy của công tác bảo dưỡng và loại trừ được tổn thất không cần thiết cho xí nghiệp do giảm được thời gian đóng máy do lãng phí thời gian và nhân lực. Rõ ràng là làm tốt công tác kế hoạch bảo dưỡng sẽ giảm được chi phí bảo dưỡng, góp phần hạ giá thành sản phẩm.
Một xí nghiệp, đặc biệt là với xí nghiệp lớn thì sự lộn xộn, bị động trong công tác bảo dương sẽ phải trả giá đất. Do không nắm vững tình hình vận hành của thiết bị, do công tác kiểm tra thiết bị không đáp ứng được yêu cầu, máy vận hành sắp đến “thời điểm tới hạn” vẫn không biết… để dẫn đến những trục trặc, sự cố phải ngừng máy. Điều đó dẫn đến một loạt công việc phải làm như: phải huy động đội ngũ bảo dưỡng làm thêm giờ, chi phí vật tư tiền của ngoài kế hoạch. Ngay đến những thợ bảo dưỡng cũng không hào hứng làm thêm giờ vì nó ảnh hưởng đến những công việc riêng tư đã dự định từ trước. Mặt khác, việc làm thêm giờ không thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả như khả năng tay nghề lúc bình thường của họ.
Vậy làm thế nào để chấm dứt hiện tượng lộn xộn, bị động trong công tác bảo dưỡng. Đó chính là “bảo dưỡng có kế hoạch”. Điều này cần thiết cho tất cả các loại xí nghiệp, không riêng gì xí nghiệp lớn. Công tác kế hoạch bảo dưỡng không được chú trọng và không có những cán bộ kế hoạch “cứng tay” thì công việc sẽ rối tung lên và những gì sau đó xảy ra sẽ không lường trước được. Về vấn đề kế hoạch bảo dưỡng có vai trò quan trọng sẽ được làm rõ hơn thông qua một số nội dung chủ yếu của nó ở phần sau.
2. Vài nét sơ qua về nội dung kế hoạch bảo dưỡng.
Công tác kế hoạch bảo dưỡng, nôm na mà nói cũng giống như công việc của bà nội trợ cung cấp thực phẩm cho một tuần. Chẳng qua, khác nhau so với công tác kế hoạch bảo dưỡng ở xí nghiệp là ở chỗ quy mô. Cho đến nay, ở hầu hết các ngành công nghiệp đã nắm được cái “tinh thần nguyên thuỷ này. mả phát triển lên. Mặt tốt của nó đã bao trùm lên tất cả các hình thức bảo dưỡng dự phòng có kế hoạch.
Ở nước ta, từ lâu đã áp dụng tinh thần của chế độ bảo dưỡng dự phòng có kế hoạch. Song do hoàn cảnh khách quan lúc đó, đã tạo cho chúng ta nhiều khó khăn hơn so với bây giờ. Ngày ấy có chiến tranh, bốn bề bị phong toả chúng ta buộc phải “tập trung”. Trung ương đã phải chia từng cân thép cho các xí nghiệp, còn các xí nghiệp thì phải nhường nhau từng con bulông…, và những người làm kế hoạch cũng phải có những “tiểu xảo” để làm sao khi đi “bảo vệ” kế hoạch trước Bộ thể hiện được sự “có lý” (thực chất là bịt mặt Bộ) cốt để dành về cho đơn vị mình nhiều vật tư kỹ thuật hoặc trang, thiết bị cho công tác bảo dưỡng. Từ đó đẻ ra hiện tượng trên văn bản và thực tế khác nhau. Mặt khác có lúc thiếu vật tư kỹ thuật, do chiến tranh “ách tắc” ở đâu đó, phải đóng máy ngồi chờ.
Ngày nay tình hình đã khác hẳn, vật tư, phụ tùng “tự do” và “cung ứng tại sân”, vấn đề đặt ra là làm sao thể hiện được tính chính xác, nhạy hơn, kịp thời, linh hoạt xử lý các vấn đề đột xuất trong công việc hàng ngày và trong việc tổ chức. mạng lưới bảo dưỡng, quy dinh chế độ thông tin bảo dưỡng…
Bên cạnh đó, việc sử dụng vật tư, dự trữ phụ tùng, bỏ trị nhân lực phải thể hiện được tính “cần và đủ” . Có như vậy mới tránh được tình trạng bị động, lúng túng, tránh được sự lãng phí hoặc thiếu hụt, gây tổn thất cho sản xuất của xí nghiệp.
Từ ngày mở cửa” thì công tác bảo dưỡng thiết bị ở nước ta mới thật sự có đủ điều kiện áp dụng những biện pháp tiên tiến và thật sự đã có một số xí nghiệp áp dụng có kết quả. Dưới đây là một vài nội dung chủ yếu về biện pháp tổ chức bảo dưỡng đang thịnh hành ở hầu hết các nước tiên tiến trên thế giới.
a. Phiếu yêu cầu sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị.
Khi một thiết bị nào đó ở một công đoạn sản xuất nào đó phát sinh vấn đề cần được giải quyết kịp thời, thì người có trách nhiệm ở đó đề xuất, báo cáo lên và người hoặc cấp có thẩm quyền xem xét, phát lệnh sửa chữa bảo dưỡng Những thông báo lên và xuống đó phải bảo đảm tính kịp thời, rõ ràng chính xác.
Nói chung, những yêu cầu trên đều được các cán bộ và nhân viên bảo dưỡng thống nhất nhận thức, song biện pháp tổ chức thực hiện để bảo đảm các yêu cầu ấy thường lại không thống nhất. Ở các xí nghiệp nhỏ trang bị thô sơ, lạc hậu, khối lượng thiết bị nhỏ thi hình thức thông báo trong bảo dưỡng sửa chữa thường là thô sơ như “nhắn miệng”, “alô” qua điện thoại…
Những thông báo yêu cầu sửa máy hoặc lệnh sửa máy như thế có thể nói, từ lâu đã chấm dứt Những năm gần đây, có còn chẳng nửa chỉ ở một vài cơ sở sản xuất nhỏ, máy móc thiết bị nghèo nàn, thô sơ, đội ngũ bảo dưỡng ít a, linh hoạt tùy tiện … Còn bởi chung ở trình độ khác nhau, đã có những hình thức tiến bộ hơn. Đặc biệt là ở những xí nghiệp sản xuất lớn, hiện đầy thì đã áp dụng những biện pháp hiện đại, các phiếu yêu cầu công việc và phiếu sửa chữa đã được sử dụng như những biện pháp quản lý kỹ thuật hiệu quả.
Những yêu cầu “nhắn miệng” cũ kỹ ngày xưa, tạo nên sự méo mô thất thiệt, lộn xộn, đôi khi dẫn tới những sai lầm nguy hiểm và điều quan trọng là không sử dụng giấy từ chữ viết trên văn bản nên nhiều điều cần hướng dẫn tỉ mỉ hoặc cần lưu trú thì không thực hiện được. Sau này ta sẽ thay công tác lưu trữ hồ sơ là rất quan trọng. Muốn lưu trữ tốt các hồ sơ kỹ thuật thì phải có các phiếu này và nội dung ghi chép phải đạt được yêu cầu về nhiều mặt chính xác, mạch lạc rõ ràng để người cấp duyệt, thi hành không có sự hiểu lầm, đồng thời có giá trị lưu trú, rút kinh nghiệm sau này.
Khi phê phán lối thông báo bằng miệng hoặc nhận lệnh bằng miệng rồi đi thẳng xuống hiện trường để giải quyết “ách tắc” của thiết bị ở một nơi nào đó vẫn còn thì cũng nên thông cảm với hoàn cảnh của chúng ta. Nếu đi sâu vào một số cơ sở sản xuất giấy tư nhân sẽ thấy nó hết sức nhỏ bé và điều đó có lẽ chỉ có ở nước ta. Một số anh em ở đó cho rằng sự “ghi ghi chép chép” như kiểu phiếu yêu cầu trên là “bệnh giấy tờ”. Nhưng dù thế nào đi nữa phải đảm bảo một yêu cầu tối thiểu là đảm bảo “khả năng lưu trữ” hồ sơ kỹ thuật cho thiết bị. Một nhà quản lý về tổ chức nhân sự, muốn có một lý lịch căn kẻ đầy đủ của mỗi cán bộ công nhân viên chức ở cơ quan mình để thuận lợi cho việc quản lý sử dụng. Cũng vì lẽ đó, hàng năm có chuyện bổ sung hồ sơ lý lịch. Tương từ như vậy một nhà quản lý thiết bị cũng cần có bản lý lịch cho mỗi thiết bị và mỗi lần thiết bị đã có sự có, dù to hoặc nhỏ cũng nên bổ sung vào bản lý lịch đó. Nói như vậy có lẽ phần nào làm rõ được vấn đề, nó không phải là bệnh giấy tờ.
Ở một số nước, lập phiếu yêu cầu theo trình tự sau: Các phiếu yêu cầu bảo dưỡng sửa chữa được tổ trưởng bảo dưỡng sửa chữa, hoặc đốc công bảo dưỡng sửa chữa hoặc người có trách nhiệm của cả bên bảo dưỡng và vận hành tại khu vực đó cùng làm rồi gửi lên văn phòng bảo dưỡng của xí nghiệp, bộ phận kế hoạch bảo dưỡng. Sau khi xem xét, cán bộ kế hoạch bảo dưỡng lập phiếu lệnh sửa chữa. Bộ phận kế hoạch bảo dưỡng cùng một khoảng thời gian, có thể cùng nhận được các yêu cầu bảo dưỡng, sửa chữa, kiểm tra nên có thể kết hợp nhiều việc cùng làm trên một thiết bị. Phiếu lệnh sửa chữa có nơi làm thành nhiều “liên”, thậm chí mỗi “liên” một mẫu giấy khác nhau, liên dung cấp cho người thừa hành, liên dùng để theo dõi, kiểm tra Tuy theo quy mô của từng xí nghiệp khác nhau mà áp dụng các liên giấy này một cách khác nhau. Khi các phiếu lệnh sửa chữa bảo dưỡng phát ra thường đã được các nhà kỹ thuật ở văn phòng bảo dưỡng năm trong bộ phận kế hoạch bảo dưỡng, nêu lên các hướng dẫn kỹ thuật, các vật từ kỹ thuật, phụ tùng để phục vụ cho pha sửa chữa này. Có nơi còn cho ra định mức dự kiến về thời gian dùng để tác nghiệp sửa chữa, bảo dưỡng. Có nơi giao các việc trên cho đốc công bảo dưỡng khu vực quyết định. Về điểm này, các xí nghiệp có quy mô trình độ công nghệ khác nhau, cũng có sự bố trí sắp đặt cán bộ khác nhau, ở nước ta và các nước Âu, Mỹ cùng thế. Nhưng một điều khá thống nhất với nhau là, các cán bộ làm kế hoạch bảo dưỡng đều là những kỹ thuật viên, kỹ sư đã qua nhiều năm trực tiếp với công tác bảo dưỡng, am hiểu tường tận về cấu tạo tính năng của các thiết bị. Nhiều nơi rút từ đội ngũ đốc công bảo dưỡng lên làm kế hoạch bảo dưỡng.
Nói về các phiếu lệnh sửa chữa sau khi đã hoàn tất công việc, được quay trở lại văn phòng bảo dưỡng hoặc một số bỏ phân liên quan với đủ các chữ ký của người thực thi, giám sát, ngày tháng và số giờ, nhân công thực tế. Cũng có khi sửa chữa không đạt yêu cầu, kỹ sư giám sát yêu cầu làm lại…
CÔNG NGHIỆP GIẤY 10/1999.
(còn nữa)
